Automatische Erstellung von
Inhalts-, Index-, Abbildungs- und Tabellenverzeichnissen
Wenn Sie Ihre Inhalts-, Index-, Abbildungs- und Tabellenverzeichnisse manuell erstellen wollen, müssen Sie viel Geduld mitbringen. Möchten Sie nach Erstellung eines Verzeichnisses Änderungen an Ihren Überschriften vornehmen, muss es immer wieder von Hand aktualisiert werden. Wollen Sie Ihr Dokument an ein Übersetzungsunternehmen weitergeben, verursachen manuelle Verweise viel Arbeit und folglich hohe Kosten. Lassen Sie Word Ihre Verweise erstellen und sparen Sie eine Menge Zeit und Geld – wir zeigen Ihnen wie:
Die automatische Inhaltsverzeichnisse
Das Inhaltsverzeichnis ist ein schneller Überblick über den Inhalt des Dokuments. Wenn Sie automatische Inhaltsverzeichnisse verwenden, können Sie jede Änderung mit Drücken der F9-Taste übernehmen.
So sieht ein automatisch erstelltes Inhaltsverzeichnis aus:
Allerdings müssen Sie zunächst den Überschriften die entsprechenden Formate zuweisen. Im Reiter „Start“ finden Sie im Bereich „Formatvorlagen“ alle verfügbaren Vorlagen.
Je nachdem, welche Überschrift Sie verwenden wollen, müssen Sie eine andere Formatvorlage verwenden. Für Überschriften in der Form „1., 2., 3. usw.“ wird standardmäßig „Überschrift 1“ verwendet. Unterüberschriften mit der Nummerierung „1.1., 1.2., …, 2.1., etc.“ benötigen die Formatvorlage „Überschrift 2“. Und Unterunterüberschriften mit der Nummerierung „1.1.1., 1.1.2., …“ verlangen nach der Formatvorlage „Überschrift 3“.
Wollen Sie nun Ihrer Überschrift die Formatvorlage „Überschrift 1“ zuweisen, um sie so als Hauptüberschrift zu definieren, markieren Sie die entsprechende Stelle in Ihrem Text und navigieren über den Reiter „Start“ zu den Formatvorlagen und wählen „Überschrift 1“ aus.
Wollen Sie an Stelle von Standardwerten andere Werte verwenden, können Sie diese in der entsprechenden Vorlage verändern. Klicken Sie dazu eine Formatvorlage an und betätigen die rechte Maustaste. Öffnen Sie das Menü „Ändern“. In der sich öffnenden Maske finden Sie alle Einstellungen der Vorlage und können sich diese nach Ihren Wünschen anpassen.
Möchten Sie zum Beispiel die Art der Nummerierung ändern, klicken Sie links unten auf „Format“ und wählen „Nummerierung“ aus. Im sich öffnenden Fenster haben Sie verschiedene Möglichkeiten die Überschriften ganz persönlich anzupassen.
Sobald Sie Ihre Änderungen mit „OK“ bestätigen, werden diese für das ganze Dokument übernommen.
Achten Sie darauf, die Verknüpfung zu den vorhergehenden Formatvorlagen herzustellen, um zu gewährleisten, dass die Nummerierung aller Unterüberschriften richtig fortgesetzt wird. So muss zum Beispiel die Formatvorlage „Überschrift 2“ immer auf „Überschrift 1“ basieren.
Automatische Inhaltsverzeichnisse – das Erstellen.
Wenn Sie die Formate zugewiesen haben, können Sie nun das Inhaltsverzeichnis erstellen: Gehen Sie dazu im Menü auf den Reiter „Verweise“ und wählen Sie dort die Option „Inhaltsverzeichnis“ aus. Wie Sie im sich öffnenden Menü sehen, gibt es einige vorgefertigte Verzeichnisse. Unter „Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis“ haben Sie allerdings auch die Möglichkeit Ihr eigenes Verzeichnis zu definieren.
In der sich öffnenden Maske finden Sie einige nützliche Formatierungsmöglichkeiten für Ihr Inhaltsverzeichnis.
Unter „Optionen…“ haben Sie die Möglichkeit die verschiedenen Gliederungsebenen einzustellen beziehungsweise festzulegen, wie viele Unterpunkte jeweils Ihre Automatische Inhaltsverzeichnisse haben sollen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Haken vor „Formatvorlagen“, sowie „Gliederungsebenen“ gesetzt haben. Ansonsten kann Word das Inhaltsverzeichnis nicht erstellen.
Nach zweimaligem Bestätigen über die „OK“ Schaltfläche wird Ihr Inhaltsverzeichnis erzeugt.
Weitere automatische Verzeichnisse:
Unter dem Reiter „Verweise“ finden Sie neben der Gruppe „Inhaltsverzeichnis“ auch die Möglichkeit ein Literatur-, Abbildungs- sowie Indexverzeichnis einzufügen. Vergessen Sie nicht vor der Erstellung alle Ihre Abbildungen zu beschriften, sowie Ihre Zitate und Indizes als solche zu markieren.
Weitere Quicktipps zu anderen Funktionen, die Ihnen das Arbeiten mit Text erleichtern, werden wir folgend veröffentlichen. Schauen Sie regelmäßig auf unserem Blog nach oder abonnieren Sie unseren Newsletter, um keinen Tipp zu verpassen.
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(Bilder: pixabay, screenshots)
